Dalam Tongak 12, menghargai masa merupakan tonggak pertama. Saya bercadang untuk mencatatkan sedikit maklumat yang boleh menjadi renungan bersama sebagai anggota kerajaan apatah lagi sebagai pendidik.
Orang yang menghargai masa menganggap 'masa itu emas". Berlalunya masa tanpa sebarang perbuatan atau sumbangan yang berfaedah bererti kita melakukan sesuatu yang merugikan, kerana masa yang telah berlalu tidak akan kembali kepada kita. Pada masa sekarang, dengan adanya teknologi canggaih maka perhubungan menjadi semakin rapat dan banyak keputusan perlu dilaksanakan dalam masa yang singkat. Jika kita melengahkan sebarang tindakan dan keputusan, maka hilanglah banyak peluang keemasa. Setiap manusia diberikan masa yang sama banyak. Terpulanglah kepada individu itu merancang masanya. "Those who make the worst use of their time most complain of its shortness" - La Bruyere. Oleh yang demikian gunakanlah masa itu dengan bijak untuk setiap perilaku kita, sama ada rasmi, tidak rasmi atau persendirian.
Demi masa! Sesungguhnya manusia itu dalam kerugian; Kecuali orang-orang yang beriman dan beramal soleh, dan mereka pula berpesan-pesan dengan kebenaran serta berpesan-pesan dengan sabar." (Al-Quran, 103:1-3)
"And inch of time cannot be bought by an inch of gold" (Chinese Proverb)
Amalan positif yang dapat disentuh daripada tonggak ini ialah:
- menepati masa
- menyegerakan tugas
- mempunyai perancangan waktu
- bijak menguruskan tempoh masa yang diberi
- menumpukan masa pada kerja-kerja yang produktif dan kreatif
- menetapkan target date untuk menyiapkan kerja
- menyelesaikan tugas dalam masa yang ditetapkan.
Marilah kita lihat contoh-contoh amalan positif ini.
- Penggunaan masa secara maksimum memerlukan disiplin diri yang ketat. caranya ialah dengan menggunakan catatan penggunaan masa 9time log) setiap hari. Tabiat ini perlu dikekalkan dalam perkhidmatan kerajaan.
- Te[at pada masa, adalah satu tabiat yang mesti dibiasakan. Tabiat ini wujud hasil daripada ketinggian maruah diri dan adanya rasa hormat kepada orang lain. Contohnya, jika lewat tiba pada sesuatu majlis, mesyuarat atau temu janji, bermakna kita tidak ada maruah dan tidak menghormatinya.
- Seseorang pegawai atasan perlulah mengetahui secara menyeluruh matlamat kerja, bidang kerja dan jangka masa yang diambil untuk menjalankan tugas apabila beliau memberikan arahan kepada pegawai bawahannya. Beliau perlulah meminta supaya kerja-kerja tersebut disipkan dalam waktu yang manasabah dan mampu diselesaikan oleh pegawai yang diarahkan itu.
- Seseorang pegawai yang menggunakan kemudahan kenderaan pejabat untuk urusan rasmi perlu memberitahu pemendu jangka masa urusan tersebut supaya supaya dapat diputuskan sama ada pegawai itu perlu ditunggu atau tidak. Sekiranya tidak, pemandu itu hendaklah pulang ke pejabat untuk membuat tugas lain dan kembali semula pada masa yang ditetapkan. Tindakan ini dapat menjimatkan masa pemandu tersebut.
- Menggalkkan penggunaan time planner, aitu jadual perancangan masa kerja.
- Para pegawai dan kakitangan pejabat digalak merancang hal-hal peribadi mereka. Sekiranya mereka hendak keluar untuk urusan peribadi yang penting serta tidak menggunkan masa yang terlalu lama, kebenaran hendaklah dipinta terlebih dahulu.
- Seseorang pegawai hendaklah tidak melengah kerja yang diarahkan. sekiranya kerja-kerja tersebut dapat disiapkan dalam masa sejam, beliau tidak seharusnya mengambil masa sehingga dua hari.
- Produktiviti dan kualiti boleh dikawal dengan penggunaan masa yang terencana. Sesuatu yang boleh diselesaikan dalam dua hari tidak akan menjadi produktif jika mengambil masa seminggu. bagaimana ini dapat dikenal pasti bergantung kepada kemahiran dan pengetahuan kerja. orang yang mahir sudah tentu dapat menjimatkan masa.
- Seseorang pegawai hendaklah sentiasa peka kepada kehendak masa,kerana itu hendaklah menyiapkan kerja kerja selaras dengan keperluan semasa.
Tonggak ini juga mempunyai amalan negatif dan dilarang kita melakukannya.
- berbual-bual kosong
- tidak menyegerakan tuga
- tidak ada sense of urgency
- tidak merancang pekerjaan
- tidak ada prioriti
- melayan tetamu yang tidak berkenaan
- tinggalkan pejabat untuk urusan peribadi
- membuat kerja peribadi di pejabat
- berniaga di waktu pejabat
- membuat kerja yang tidak mustahak
- ke kantin dalam waktu bertugas
- tidak peka kepada pembaziran masa
Cotoh-contoh yang dapat kita lihat daripada amalan negatif ini ialah:
- Pengerusi mesyuarat yang tidak merancang masanya dengan cermat dan tepat akan memanjangkan mesyuarat sehingga meleret-leret. Sesuatu mesyuarat yang sepatutnya selesai dalam masa dua jam tetapi mengambil masa hingga lima jam, dan ini membuang masa.
- Jika prioriti tidak dikenal pasti semua perkara akan dianggap sama pentingnya. ini merugikan masa, tenaga, wang dan lain-lain. Oleh itu perkara-perkara penting mesti didahulukan. Kriteria prioriti mesti ditentukan berdasarkan objektif organisasi dan bukannya berdasarkan keperluan atau kemahuan individu.
- Pembaziran masa boleh berlaku dalam pelbagai bentuk. Misalnya, pembaziran masa kerena leka berbual dan membuat kerja yang berulang-ulang kali.
- tabiat berbual-bual terlalu lama sewaktu melayan tetamu adalah membuang masa. tetamu juga hendaklah sedar bahawa perbuatan mereka akan membuang masa orang lain. demikian juga perbuatan berbual-bual panjang di telefon tentang hal peribadi dan mengambiln kesempatan semasa percakapan telefon secara rasmi untuk membincangkan hal-hal peribadi atau perkara yang tidak rasmi.
- Slah satu sebab kesesakan di kaunter ialah kerana petugas di kaunter tersebut diberi tugas yang melibatkan kerja menulis yang banyak dan pengisian serta penilitian borang tertentu. Ini membazirkan masa pelanggan.
- Tidak menjawab surat daripada pelanggan dengan serta merta akan membanyakkan bilangan surat yang akan dijawab, ini akan membanyakkan bilangan surat yang hendak dijawab kelak, tentu mengambil masa. Ini akan menjadikan pelanggan tertunggu jawapan pihak pegawai tersebut.
- Ahli-ahli mesyuarat terpaksa membuang masa menunggu mesyuarat bermula disebabkan kelewatan ahli-ahli penting hadir dalam mesyuarat itu.
Semua maklumat diatas dipetik daripada buku tonggak dua belas (the twelve pillars) yang diterbitkan oleh INTAN pada tahun 1992. Buku ini masih menjadi rujukan semua kakitangan kerajaan dalam kursus-kursus. semoga catatan ini dapat dimanfaatkan oleh sesiapa yang memerlukannya.
Disediakan oleh: KUTV PPDHS
11.01.2007 bersamaan 21 Zulhijjah 1427.
